Aanvragen vrijstellingen campus Groenplaats

Als je kiest voor een nieuwe opleiding, dan moet je vaak niet van nul beginnen. Je hebt in je vorige (bachelor- en/of master-)opleiding misschien al credits verdiend voor bepaalde opleidingsonderdelen. Die neem je mee naar je nieuwe opleiding, waardoor je mogelijk vrijstellingen (= EVK, eerder verworven kwalificatie) kunt krijgen. 

Let wel op: zolang het onderzoek loopt, maken de opleidingsonderdelen waarvoor je vrijstellingen aanvraagt deel uit van je opleidingsprogramma. Je blijft de lessen dus volgen en neemt deel aan de evaluaties, tot bevestigd wordt dat de vrijstelling effectief wordt toegekend.

Aanvraagtermijn

  • Ben je ingeschreven vóór 1 oktober, dan kan je een vrijstelling aanvragen tot 28 oktober. 
  • Schrijf je in na 1 oktober, dan krijg je 28 kalenderdagen om vrijstellingen aan te vragen. 
  • Heb je al deelgenomen aan de eerste examenkans, dan kan je voor dat opleidingsonderdeel geen vrijstelling meer vragen gedurende het lopende academiejaar. 
  • We trachten de verwerkingstijd van vrijstellingen zo kort mogelijk te houden. Reken op 28 kalenderdagen voor de volledige afhandeling van jouw dossier. Heb je na die tijd nog geen antwoord ontvangen, richt je dan tot je contactpersoon. 

Voorbereiding

  1. Zorg dat je beschikt over de nodige, originele creditbewijzen van je behaalde credits (let op: een afdruk van je rapport is niet voldoende)
  2. Zorg dat je beschikt over de ECTS-fiche/studiegids/ opleidingsprogramma van de credits die je wil inzetten. De info is meestal online te vinden, zorg dat je minstens de link hebt naar deze online informatie.
  3. Onderzoek zelf voor welke vrijstellingen je in aanmerking denkt te komen. Raadpleeg daartoe de inhoud van de opleidingsonderdelen in de ECTS-fiches
    Vergelijk de studiepunten en de leerinhoud van jouw credit met de door ons georganiseerde opleidingsonderdelen. Komt de inhoud overeen en telt jouw credit minstens evenveel studiepunten dan de gewenste vrijstelling, kan je een vrijstelling aanvragen. Voor credits verworven binnen een academische opleiding hoeven de studiepunten niet minstens gelijk te zijn.
    Goed om weten:

Hoe vraag ik een vrijstelling aan?

Er zijn drie situaties:

  • Situatie 1: Je komt maar voor een beperkt aantal vrijstellingen in aanmerking waardoor je geen vakken kan/wenst op te nemen in een hoger trajectjaar.  
  • Situatie 2: Je komt voor meerdere vrijstellingen in aanmerking waardoor je vakken wenst op te nemen in een hoger trajectjaar.
  • Situatie 3: Je bent student TI-blended of je overweegt om TI-blended te studeren. Je voert al je vrijstellingsaanvragen in volgens de procedure beschreven in Situatie 1. Indien nodig zal de studieloopbaancoördinator contact met je opnemen.

Situatie 1

  1. Schrijf je eerst in volgens de algemene inschrijvingsprocedure.
  2. Daarna doe je een online vrijstellingsaanvraag.

Wat gebeurt er nadat je online een vrijstellingsaanvraag hebt ingevoerd?

Je aanvraag wordt beoordeeld op basis van 

  • Authenticiteit: Heb je effectief een credit behaald voor het opleidingsonderdeel? 
  • Relevantie: stemmen de behaalde kwalificatie en het opleidingsonderdeel waarvoor je een vrijstelling aanvraagt, inhoudelijk overeen? Is het gewicht (het aantal studiepunten) van de behaalde kwalificatie voldoende?
  • Actualiteit: Wanneer is de kwalificatie behaald?

Wordt de vrijstelling toegekend, dan ontvang je een mail met de mededeling dat er een nieuw contract in je postbakje wacht op digitale ondertekening. Je ontvangt dus een nieuw contract en opleidingsprogramma in je postbakje op E-studentservice, met vermelding van de goedgekeurde vrijstelling (EVK). Dit contract en dus ook de vrijstelling is pas definitief na digitale ondertekening.

Wordt de vrijstelling niet toegekend of is er bijkomende info nodig om de aanvraag te beoordelen, ontvang je een mail.

Let op: elke vrijstellingsaanvraag wordt mogelijks afzonderlijk behandeld. Je kan dus per aanvraag een mail ontvangen met de genomen beslissing (goedkeuring/weigering). 

Situatie 2

Indien je meerdere vrijstellingen wenst aan te vragen waardoor je denkt in aanmerking te komen om vakken op te nemen in een hoger trajectjaar, maak je best eerst een afspraak met de Studieloopbaancoördinator van je opleiding/afstudeerrichting en vervolgens een opeenvolgende afspraak met een expertinschrijver voor je definitieve inschrijving.

Je afspraak met de studieloopbaancoördinator maak je best via de STIP (studentinformatiepunt) (+32 3 613 16 00 of stip.heb@kdg.be ).   Indien je weet wanneer die afspraak valt, kan je je registreren  (https://www.kdg.be/inschrijven/hoe-inschrijven) en een afspraak maken voor een expertinschrijving waarvan het tijdstip valt na je afspraak met de studieloopbaancoördinator (minstens 1 uur later).

Ben je al ingeschreven voor je aan je vrijstellingen dacht en kan/wil je vakken opnemen in een hoger trajectjaar? Geen probleem, maak een afspraak met je studieloopbaan-coördinator via de STIP.

Let wel op: wanneer je dit doet na de start van het academiejaar moet je mogelijks van klasgroep (en) wisselen om de combinatie van vakken over verschillende trajectjaren uurroostermatig mogelijk te maken. Van klasgroep wisselen betekent ook dat er mogelijk vakken van semester verschuiven. Aangezien er tijdens de eerste lessen heel wat afspraken worden gemaakt, maak je dus best eerst een afspraak voor je je inschrijft zodat je meteen in de juiste klasgroepen terecht komt.

Je bereidt de afspraak met de Studieloopbaancoördinator grondig voor. Je moet hiervoor dit werkdocument gebruiken. Dit werkdocument is geen officieel document en geldt dus niet als officiële vrijstellingsaanvraag. Dit document wordt echter wel toegevoegd aan persoonlijk studieprogramma.

Zorg ervoor dat je

  • al je originele creditbewijzen/rapporten mee naar deze afspraak neemt
  • voldoende informatie hebt over de inhoud van de verworven credits (links naar online ECTS-fiches, studiegidsen, opleidingsprogramma’s).

Je bent zelf verantwoordelijk voor de volledigheid van het dossier én voor selectie van de juiste en relevante documenten. 

De Studieloopbaancoördinator maakt dan samen met jou je persoonlijk studieprogramma op. Soms kan de Studieloopbaancoördinator onmiddellijk beslissen welke vrijstellingen mogelijk zijn, maar dat is zeker niet altijd het geval. Kan de beslissing niet onmiddellijk genomen worden, dan moet er advies van de vakverantwoordelijke worden ingewonnen.

Je afspraak voor je expertinschrijving valt dus na de afspraak met de studieloopbaancoördinator zodat je meteen met het juiste studieprogramma kan worden ingeschreven.  De studieloopbaancoördinator bezorgt je een overzicht van je studieprogramma.

Checklist voor studenten

  • Ik heb mijn dossier voorbereid. Ik weet welke vrijstellingen ik wil aanvragen en welke credits ik daarvoor inzet. 
  • Situatie 1: Ik vraag maar een beperkt aantal vrijstellingen:
    • Ik schrijf me eerst in voor een volledig eerste jaar.
    • Daarna vul ik per gewenste vrijstelling een online aanvraag in.
    • Ik doe mijn aanvraag binnen de geldige termijn.
    • Zodra mijn vrijstellingen zijn goedgekeurd, ontvang ik mail en een nieuw contract via e-studentservice. Ik onderteken het digitaal. 
    • Ik ontvang een mail wanneer een vrijstelling wordt geweigerd. 
  • Situatie 2: Ik vraag meerdere vrijstellingen aan en wil vakken uit hogere jaren opnemen.
    • Ik maak twee opeenvolgende afspraken: een eerste afspraak met de studieloopbaancoördinator via de STIP en een tweede voor een expertinschrijving (via de voorregistratie).
    • Ben je al ingeschreven? Maak dan een afspraak met de studieloopbaancoördinator via de STIP.

Vragen? Meer info? 

Je kan met al je vragen terecht bij de Studieloopbaancoördinator van je (toekomstige) opleiding. 

Studieloopbaancoördinator per opleiding

In het Hogeschool Onderwijs- en Examenreglement verwijst paragraaf 3.3 Aanvraag van vrijstellingen naar deze procedure.

Wat als je nog niet zeker bent of je je wel wenst in te schrijven maar toch eerst absoluut wil weten of je voor een bepaalde vrijstelling in aanmerking komt?

Je kan dan dezelfde procedure volgen alleen ontvang je per goedgekeurde/geweigerde vrijstellingen enkel een mail. De mails dien je mee te brengen wanneer je je komt inschrijven zodat de goedgekeurde vrijstellingen meteen in je programma kunnen worden opgenomen.

Vragen? Meer info? 

  • Je kan met al je vragen terecht bij je studieloopbaancoördinator. 
  • In het Hogeschool Onderwijs- en Examenreglement verwijst art. 2.8.3. 'Studievoortgang op grond van vrijstellingen' naar deze procedure.