Coördinator administratie en organisatie – 80% (ad interim)

Hoe groot wil jij worden?

Karel de Grote hogeschool is een warme en ambitieuze leer- en werkplek in de superdiverse stad Antwerpen. Je werkt er samen met 1.430 collega's en voor meer dan 13.000 studenten. We kiezen voor vernieuwend en uitdagend onderwijs met ruimte voor groei.

We zoeken een enthousiaste collega om het Hoofd Administratie en Organisatie van onze onderwijsgroep Wetenschappen en Technologie deels te vervangen tijdens haar zwangerschapsverlof. Je gaat dan aan de slag als:

Coördinator administratie en organisatie – 80% (ad interim)

Wat ga je doen?

Je opdracht bestaat uit verschillende delen:

  • Je bent verantwoordelijk voor het personeelsbeheer binnen de onderwijsgroep:
    • Het personeelsbestand bestaat uit ongeveer 350 medewerkers waaronder docenten, onderzoekers, gastdocenten, administratieve medewerkers, beleidsondersteunend personeel en leidinggevenden.
    • Je ondersteunt en werkt samen met de leidinggevenden aan de opmaak van hun functieverdeling en bent voor hen het eerste aanspreekpunt in kader van de personeelsinzet. Je coördineert de personeelsformatie over de opleidingen en de onderwijsgroepen heen. Je werkt hiervoor samen met de leidinggevenden in de onderwijsgroep, de dossierbeheerders personeelsadministratie, de financieel medewerker, de planners en de HR business partner. Je coördineert de opmaak en opvolging van de personeelsbegroting samen met de financieel medewerker. Je bent binnen de onderwijsgroep het aanspreekpunt i.v.m. personeelsinzet en opvolging van budgetten.
    • Je voert de bestaande processen van het personeelsbeheer uit: afstemming van en in- en uitdiensten, uitbreidingen en tijdelijke vervangingen met de medewerkers van de dienst personeelsadministratie.
  • Je biedt ondersteuning bij de budgetopmaak van de werkingsmiddelen van de verschillende entiteiten van de onderwijsgroep (zowel voor de basisopleiding als de postgraduaten).
  • Je neemt binnen de onderwijsgroep ook een aantal algemene coördinerende taken op: Je biedt ondersteuning bij de inrichting en organisatie van een nieuwe anderstalige opleiding binnen de onderwijsgroep. Je bent hierbij het aanspreekpunt voor de coördinator Toegepaste Informatica m.b.t. alle praktische en organisatorische aspecten zoals de planning van de lessenroosters, personeelsinzet, infrastructuur, … Je bewaakt hierbij de haalbaarheid vanuit organisatorisch, administratief en financieel perspectief.
  • Je neemt een brugfunctie op tussen de diverse hogeschooldiensten (financiën, personeelsadministratie, maatschappelijke dienstverlening en onderzoek) en de onderwijsgroep en zorgt hierbij voor de nodige informatiedoorstroom.
  • Je bent werkzaam op campus Groenplaats. Je neemt deel aan het periodiek overleg binnen de onderwijsgroep (campusteam, dagelijks bestuur). Je rapporteert aan de directeur van de onderwijsgroep Management en IT.

Wie ben jij?

  • Je hebt bij voorkeur minstens 5 jaar relevante ervaring waar je je coördinatietalenten en analytische skills verder hebt kunnen ontwikkelen.
  • Je kan complexe, uiteenlopende problemen doordacht aanpakken.
  • Je hebt ervaring met financiële rapportering. Werken met data geeft je energie. Ervaring met een CRM-systeem is een meerwaarde.
  • Je kan zelfstandig werken, bent hierin hands-on, resultaatsgericht en stelt de juiste prioriteiten.
  • Je hebt aandacht voor een goede communicatie en bent diplomatisch.
  • Je bent een teamspeler die vlot samenwerkt met collega’s.
  • Je neemt initiatief en gaat proactief te werk.
  • Je kan discreet omgaan met gegevens en informatie.
  • Je bent stressbestendig en kan flexibel omgaan met het inplannen van taken. Verschillende deadlines die tegelijkertijd vallen, schrikken je niet af.
  • Je gaat klantgericht te werk.
  • Je hebt een masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring.

Wat bieden we jou?

  • Een interessante deeltijdse ad interim opdracht (80%) - als statutair bediende - van 2 maart t.e.m. 10 juli 2020. We voorzien dat je tijdens je opstart kan dubbel lopen met de collega die je vervangt.
  • Voordelen zoals flexibele werktijden, mogelijkheid tot thuiswerken en een laptop.
  • Een loon in functie van je expertise, competenties en ervaring binnen het pad A11-A21[1] (weddeschalen 585-586-587 op masterniveau). Meer info hierover vind je op http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/vind-je-salarisschaal#hoger-onderwijs. Woon-werkverkeer via openbaar vervoer vergoeden we voor 100% en als je met de fiets komt, krijg je 0,15 € per km.

Interesse?

Vertel het ons! Solliciteer zo snel mogelijk via www.kdg.be/vacatures

Klik op de gewenste vacature en onderaan vind je de ‘solliciteer online’ link. We zijn benieuwd naar je parcours, talenten en motivatie. Beschrijf zeker ook waarom deze vacature bij jou past.

De sollicitatieperiode loopt t.e.m. 22 januari 2020.

  • de 1ste selectieronde gebeurt op basis van de ontvangen kandidaturen
  • de 2e ronde is een sollicitatiegesprek dat plaatsvindt op 27 januari 2020.

We vinden diversiteit belangrijk, zoeken een goed evenwicht tussen mannen en vrouwen, verschillende leeftijden en culturele achtergrond. Daarom nodigen we iedereen - die zichzelf in dit profiel herkent - uit om zich kandidaat te stellen.

Een vraag?

Dan kan je terecht bij Heleen Francken, Hoofd Administratie en Organisatie van de onderwijsgroep Management en IT via 03 502 27 29 of heleen.francken@kdg.be

Voor hulp bij het solliciteren kan je terecht bij HR via 03 613 13 36 of hr@kdg.be

 

[1] Interne medewerkers behouden voor deze ad interim opdracht de categorie waar ze momenteel tot behoren, nl. OP of ATP.