Herbruikbare bekers op evenementen: duurzame en slimme inzet (FLOW)

Sinds 2023 zijn herbruikbare bekers verplicht op Vlaamse evenementen. Ze beperken de ecologische impact, maar brengen ook extra kosten en logistieke uitdagingen met zich mee voor de evenementensector. Zo is een herbruikbare beker gemiddeld vijf keer duurder in aankoop dan een wegwerpvariant. Om zowel ecologisch en economisch rendabel te zijn, moet een beker minstens vijf tot zes keer gebruikt worden. Dat maakt efficiënte retourprocessen cruciaal. 

Onderzoek van het Onderzoekscentrum Publieke Impact toont aan dat er nog veel winst te boeken valt. Hoewel Vlaamse kmo’s innovatieve oplossingen ontwikkelen, ontbreekt bij zowel organisatoren als leveranciers een duidelijk beeld van wat werkt in welke context. Met FLOW ontwikkelen we een datagedreven methode die helpt bij het kiezen van systemen, het meten van impact en het optimaliseren van retourprocessen, met aandacht voor bezoekersbeleving. 

De primaire doelgroep is de evenementensector: 682 bedrijven die jaarlijks 77.000 evenementen organiseren, waarvan 20.838 B2C-evenementen. De secundaire doelgroep omvat leveranciers van waarborg-, retour- en betaalsystemen en datapartners, die de inzichten kunnen gebruiken voor hun productontwikkeling.

1. Selecteren: Hoe kunnen organisatoren een onderbouwde keuze maken tussen verschillende waarborg-, retour- en betaalsystemen?
2. Evalueren: Hoe meten we de impact van die systemen op (1) bezoekersbeleving, (2) retourpercentage, (3) wachtrijen en (4) barmanagement?
3. Optimaliseren: Welke strategieën verbeteren de bezoekersbeleving en het retourpercentage op evenementen, met oog voor de economische en ecologische impact?

Het onderzoek bestaat uit drie fasen: 

1. Inventariseren: We brengen de huidige praktijk en kennis in kaart via deskresearch, een brede survey in de sector, diepte-interviews en de analyse van bestaande data. Dit geeft inzicht in succesfactoren en huidige systemen. 
2. Testen: We toetsen deze inzichten in de praktijk. Op verschillende evenementen meten we de impact op vier criteria: bezoekersbeleving, retourpercentage, wachtrijen en barmanagement. Daarnaast testen we in 'proeftuinen' gerichte ingrepen om het gedrag van bezoekers te verbeteren.
3. Valoriseren: We vertalen de opgebouwde kennis naar praktische tools en inzichten. De focus ligt op kennisdeling, het versterken van het netwerk tussen organisatoren en leveranciers, en de ontwikkeling van instrumenten die helpen bij het maken van onderbouwde keuzes

Doorheen het volledige project speelt de begeleidingsgroep een actieve rol. Deze groep, met vertegenwoordigers uit de evenementensector, technologie- en dataplayers en intermediaire organisaties, denkt mee over de koers van het onderzoek, de selectie van testevenementen, en de toepassing in de praktijk. 

Dit project resulteert in 3 drie complementaire toepassingen:

• een beslissingsboom die organisatoren helpt bij het kiezen van het juiste waarborg-, retour- en betaalsysteem. 
• een praktisch meetplan om systemen op een datagedreven manier te analyseren en te vergelijken. 
• een concrete use case die aantoont hoe gerichte bezoekersinterventies het retourpercentage van bekers kunnen verhogen.

Samen dragen deze toepassingen bij aan kostenbesparing door efficiëntere processen en, omzetverhoging via vlottere barwerking en kortere wachttijden. Daarnaast ontstaan nieuwe marktkansen voor technologie- en dataleveranciers, en wordt de milieuwinst van herbruikbare bekers gemaximaliseerd.

De projectresultaten worden gedeeld via een webplatform en geïntegreerd in bestaande kennisplatformen binnen de evenementensector. Via de begeleidingsgroep en betrokken sectororganisaties wordt de kennis duurzaam verspreid naar eindgebruikers. 

Dit project bouwt verder op eerdere projecten rond duurzame events van het onderzoekscentrum Publieke Impact:

• Wegwijs in evenementenmobiliteit: 8 mobiliteitsmaatregelen en concrete tips voor een duurzamer vervoersbeleid
• Een blik achter de beker: cijfers en inzichten over de bezoekerservaring met herbruikbare bekers
• Van attitude naar actie: duurzame cateringkeuzes op evenementen

Nood aan ondersteuning rond duurzame evenementen? Contacteer ons, we denken graag met je mee.

• Bel +32 3 502 27 57
• E-mail jolien.vangeel@kdg.be