Dossierbeheerder Personeelsadministratie – 100%

Wie zijn wij?

Karel de Grote Hogeschool, dat zijn , dat zijn 9 campussen, 38 afstudeerrichtingen, meer dan 100 bijscholingsmogelijkheden, 6 onderzoekscentra, circa 14500 studenten en 1599 medewerkers.

We willen een werkgever zijn waar jij je goed kan voelen.

Zoek je een job met een positieve impact op de maatschappij en een context waar samenwerken en inclusie centraal staan? Dan ben jij misschien wel de geknipte persoon om het team Personeelsadministratie (kortweg PA) te versterken!

Wat is jouw rol?

Binnen het team van payroll-experten, beheer je de personeelsdossiers van de aan jou toegewezen contractuele en statutaire personeelsleden.

Wat doe je concreet?

Als dossierbeheerder personeelsadministratie ben jij een belangrijke schakel in de personeelsdienst van onze hogeschool. Je zorgt er mee voor dat alles klopt, dat medewerkers snel geholpen worden en dat onze processen vlot én correct lopen.

  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s met vragen over verlof, ziekte, tijdskrediet of andere loopbaanonderbrekingen. Dankzij jouw heldere uitleg en betrokken aanpak voelen zij zich goed ondersteund.
  • Je zorgt voor een correcte en tijdige loonverwerking, in nauwe samenwerking met het sociaal secretariaat (SD Worx) en het werkstation van het Vlaams ministerie van Onderwijs.
  • Je beheert en ontsluit personeelsgegevens via onze HR-systemen (PersonA en E-blox) en zorgt dat gevraagde informatie vlot beschikbaar is.
  • Je helpt bouwen aan betere processen: je ontwikkelt en documenteert mee nieuwe procedures, volgt deadlines op en zorgt dat alle betrokkenen goed geïnformeerd zijn.
  • Je werkt actief mee aan de kwaliteitsvolle werking van het team personeelsadministratie. Je denkt mee, werkt samen en houdt van een vlotte afstemming.

Kortom: je combineert je administratieve nauwkeurigheid met een warme en oplossingsgerichte aanpak. Je draagt zo bij aan een HR-dienst die voor collega’s écht het verschil maakt.

Je werkt op campus Zuid. Juan Verdickt, diensthoofd personeelsadministratie en -begroting, is jouw leidinggevende.

Wat is je profiel?

  • Je hebt bij voorkeur al een eerste ervaring met payroll en personeelsadministratie – zo sta je meteen stevig in je schoenen.
  • Je denkt mee na over hoe we onze personeelsdienst nog klantgerichter kunnen maken, en helpt nieuwe regelgeving vertalen naar de praktijk.
  • Je werkt graag met digitale tools zoals Power BI en vooral Excel – kennis van Excel is daarbij een echte troef. Binnen de dienst personeelsadministratie werken we daarnaast met PersonA en E-blox.
  • Je communiceert helder, gaat discreet en diplomatisch om met vertrouwelijke info, en draagt bij aan een fijne teamdynamiek.
  • Je houdt het hoofd koel tijdens drukke momenten en weet ook in piekperiodes het overzicht te bewaren.
  • Je werkt zelfstandig en nauwkeurig, en neemt ook routineuze taken met zorg en toewijding op.

Verder heb je een bachelor diploma of gelijkwaardige ervaring[1].

Wat bieden wij jou?

  • Een voltijdse opdracht als contractueel bediende die start op 18 augustus 2025. Je krijgt 2 opeenvolgende overeenkomsten van telkens één jaar die na positieve evaluatie overgaan naar onbepaalde duur.
  • Een loon in functie van je competenties en ervaring binnen het groeipad B21-B31 (equivalent van de weddeschalen 592-584-594). Klik hier voor meer info. Weet dat nuttige beroepservaring buiten het onderwijs ook kan meetellen voor je anciënniteit.
  • Je sluit aan bij het team Personeelsadministratie. Een gepassioneerd, warm en divers team dat zich dagelijks inzet voor een optimaal verloop van haar werkzaamheden
  • Een omgeving waarin je veel ruimte en verantwoordelijkheid krijgt om je opdracht uit te voeren.
  • Drie keer per academiejaar organiseren we een KdG-brede onthaaldag waar je KdG als organisatie beter zal leren kennen. Daarnaast krijg je ook de kans om gebruik te maken van een ruim intern en extern opleidingsaanbod.
  • Ons engagement dat we continu bouwen aan een inclusieve werkomgeving waar iedereen zichzelf kan zijn en van elkaar kan leren. We geloven sterk in de kracht van verschillen en complementariteit en zijn ervan overtuigd dat een diverse pool van collega’s en een inclusieve context ons allemaal beter, sterker en talentvoller maken.
  • Voordelen zoals flexibele werktijden, mogelijkheid tot hybride werken, een laptop (vanaf 30% opdracht), een mooi aantal vakantiedagen (45 dagen voor een voltijdse opdracht[2]), een internetvergoeding van 20€ per maand, een lerarenkaart die je tal van voordelen biedt en de optie van een hospitalisatieverzekering aan een gunstig tarief.
  • Woon-werkverkeer via openbaar vervoer vergoeden we voor 100% en als je met de fiets komt, krijg je 0,27€ per km.

Wil je graag meer weten over KdG als werkgever, ga dan naar: www.kdg.be/werken-bij-kdg!

Interesse? Vertel het ons!

Solliciteer zo snel mogelijk en ten laatste op 4 juni 2025 via https://www.kdg.be/vacatures.

Ga naar ‘bekijk onze vacatures’, klik op de gewenste vacature en vervolgens op de ‘solliciteer nu’ knop. We zijn benieuwd naar je parcours en motivatie.

Wat zijn de volgende stappen?

  • De 1ste screening gebeurt op basis van de ontvangen cv’s en motivatiebrieven.
  • De 2de ronde bestaat uit een gesprek (dit plannen we op 16 juni in de voormiddag op campus Zuid )

Specifieke noden?

Zijn er specifieke noden tijdens het selectieproces waar we best rekening mee houden?

Laat ze ons zeker weten via 03 613 13 36 of hr@kdg.be.  

We kijken graag of en hoe we hieraan tegemoet kunnen komen.

Een vraag?

Meer informatie over deze vacature kan je bekomen bij Juan Verdickt, diensthoofd Personeelsadministratie en -begroting, via +32 3 613 17 23 of  juan.verdickt@kdg.be.

Voor hulp bij het solliciteren kan je terecht bij HR via +32 3 613 13 36 of hr@kdg.be                                                                                                       

1] Ingeval je geen bachelor diploma hebt, neem je deel aan een assessment.

[2] Er worden vier weken collectieve vakantie genomen. Overige dagen worden voornamelijk tijdens de schoolvakanties opgenomen.  

  Ga je deeltijds aan de slag? Dan wordt jouw aantal vakantiedagen berekend op je tewerkstellingspercentage.

Hoe solliciteren?

Nog een vraag over deze job?

Neem dan contact met onze dienst HR of de persoon vermeld in de vacature.

Deze vacatures niet jouw ding?

Bekijk onze andere vacatures of blijf gewoon op de hoogte.

  • Als eerste de nieuwe vacatures in je mailbox.
  • Met 160-200 vacatures per jaar is KdG voortdurend op zoek naar talent.
  • Geen spam, we beloven het.
  • Volg ons op Linkedin, Instagram, Facebook of Tik Tok  voor een blik achter de schermen.

Waarom werken bij KdG?

Eerlijk? Jij moet vooral gaan werken waar je je goed voelt. Zoek je een job met een positieve impact op de maatschappij en een context waar samenwerken en inclusie centraal staan? Dan praten we daar graag eens over met je. Want dat (en nog veel meer) krijg je bij KdG. Jouw verhaal wordt deel van ons verhaal.  

 

 

Internationaal 

Van onze Engelstalige opleidingen tot de optie om zelf op uitwisseling eens naar het buitenland te gaan. We hebben heel wat in de aanbieding.

Bijdragen aan de samenleving 

Jij maakt mee het verschil voor onze studenten, medewerkers, samenwerkingspartners en voor de maatschappij. Daar mag je fier op zijn. Met jouw opgedane ervaring en motivatie bouw je mee aan een gezamenlijke ambitie: positieve maatschappelijke verandering.

Hybride werken 

Je krijgt de nodige autonomie om zelf je werk te plannen en dus ook hybride te werken. Wel streven naar een gezonde mix van on campus en thuiswerk met het oog op een goede balans tussen de voordelen van telewerk en die van real-live samenwerken. 

Je welkom én thuis voelen 

Iedereen is welkom. Het klinkt misschien cliché, maar daar streven we echt naar: een omgeving met gelijkwaardige kansen voor iedereen, wie je ook bent, van waar je ook komt. Diversiteit is een feit, inclusie onze keuze. 

Ervaar de kracht van samenwerken 

Je staat er niet alleen voor. Beloofd. In een grote organisatie zoals die van ons is het in het begin soms even zoeken. Maar je team en de mensen rondom je zijn er om je bij te staan. Dat komt helemaal goed.  

Brede jobmogelijkheden 

Qua vacatures in een hogeschool, denk je waarschijnlijk spontaan aan lesgeven. Maar we hebben nog veel meer te bieden. Je kan ook aan de slag als onderzoeker, leidinggevende, coach, IT-expert, projectmedewerker, business developer en ga zo maar door. Kansen die we je graag zien grijpen. 

Is deze vacature iets voor jou?